Hoe Saxion medewerkers en studenten communicatiever maakt

Bij hogeschool Saxion willen ze medewerkers en studenten optimaal faciliteren in het uitdragen van het merk. Annemarie, Adviseur Huisstijl & Projectmanager Stijlstudio Saxion: "Dan is het dus belangrijk om daarvoor de juiste tools te bieden. Om templates aan te reiken waarmee alle medewerkers uitingen kunnen maken die er ‘merkwaardig’ uitzien en zij zich kunnen focussen op de juiste inhoud.”

	Verbetering van kwaliteit van uitingen in huisstijl		Reductie in workload voor Stijlstudio (inhouse vormgeefbureau)		Merk wordt geladen vanuit hele organisatie

Zo maakt Saxion medewerkers en studenten communicatiever. Het doel? Medewerkers en studenten optimaal faciliteren in het uitdragen van het merk. In deze case lees je de aanpak van Saxion.

Tools om zelf aan de slag te gaan

‘De introductie van onze nieuwe huisstijl in 2019 bracht veel nieuwe informatie met zich mee waarover we de organisatie wilden informeren én bij betrekken. Maar een platform om al deze info te ontsluiten ontbrak’, aldus Annemarie Smidt, Adviseur Huisstijl & Projectmanager Stijlstudio van Saxion.

‘We hadden al een Brand Portal in gebruik via ons vaste ontwerpbureau, maar dat was zogezegd een light variant. We konden onze merk- en huisstijlinformatie delen, maar we hadden meer wensen en ambities, zoals een uitgebreide mediabank en de mogelijkheid om meer interactief en inspirerend te zijn.’ Met als belangrijkste doelstelling? ‘De organisatie communicatiever maken.’

Globaal zag het team van de Stijlstudio twee doelgroepen, bestaande uit ruim 3000 medewerkers en 27.000 studenten. ‘Als je die doelgroepen communicatiever wilt maken, dan moet je een stap verder gaan denken.’

‘Dat was het moment dat we zeiden: we moeten onze portal professionaliseren’. We zochten een platform dat heel praktisch en intuïtief te gebruiken is en waarmee we onze medewerkers en studenten de tools kunnen bieden om zelf aan de slag te gaan. Via een aanbesteding is de portal van Capital ID als best passende product uit de bus gekomen.’

‘Een Brand Portal die past bij ons merk’

Een belangrijke reden om voor Capital ID te kiezen was dat we de structuur en look-and-feel van de portal zelf konden customisen, zodat deze perfect past bij ons merk en uitstraling. Daarnaast moesten zowel studenten, medewerkers van de Dienst Marketing Communicatie (DMC) en medewerkers van de andere afdelingen toegang hebben tot afbeeldingen, video’s, logo’s en iconen. ‘Daarvoor is een uitgebreide Mediabank ingericht met een snelle en uitgebreide zoekfunctie’, vertelt Annemarie.

Elke gebruikersgroep navigeert nu eenvoudig door de inmiddels ruim 3.000 foto’s met behulp van zoekwoorden en ‘Saxion-specifieke’ filters. Zo filteren de communicatiecollega’s er eenvoudig campagnespecifieke foto’s uit, vindt een docent snel foto’s van haar opleiding en vindt de facilitair medewerker van locatie Enschede beelden van de campus.

Middelen zelf samenstellen

Het vastleggen van de huisstijlrichtlijnen en het ontsluiten van de mediabestanden waren de eerste stappen in het communicatiever maken van Saxion. ‘Dat, in combinatie met het ontwikkelen van templates waarmee onze medewerkers en studenten zelf aan de slag kunnen, daarin zagen we gewoon enorm veel mogelijkheden en kansen.’

Een organisatie waarin op veel plekken middelen worden gemaakt
Annemarie: ‘Wat Saxion typeert, maar misschien geldt dit in het algemeen voor hogescholen en universiteiten, is dat we als marketing- en communicatieafdeling een organisatie bedienen waar heel veel gecommuniceerd wordt. Denk alleen al aan alle communicatie richting medewerkers, of informatie over alle programma’s, regelingen en voorzieningen richting studenten.

PowerPoint is een voorbeeld van een middel dat hier heel veel wordt gebruikt. ‘Voordat ik bij Saxion werkte, dacht ik dat PowerPoint uitgestorven was. Inmiddels weet ik wel beter’, lacht Annemarie. ‘Dan wil je het liefst dat al die presentaties de juiste uitstraling hebben en goed laten zien dat Saxion de afzender is. Want hoewel we als Stijlstudio heel graag helpen, is het een utopie om te denken dat we in staat zijn om alle PowerPoints, op elk moment van de dag te ‘branden’.’

Dan is het dus belangrijk om daarvoor de juiste tools te bieden. Om templates aan te reiken waarmee alle medewerkers uitingen kunnen maken die er ‘merkwaardig’ uitzien en zij zich kunnen focussen op de juiste inhoud. Daarom bieden we een Brand Portal (lees alles over de functies van een Brand Portal) waarin een opleiding zelf een poster met tips over studeren kan maken, of waar studenten het juiste logo van Saxion kunnen vinden.

Zelf aan de slag, met templates

Waar Annemarie eindverantwoordelijk is voor de gehele portal, focust Project Manager Carla Beijering zich vooral op het onderdeel dat zij ‘Zelf aan de slag’ noemen. Binnen dit deel van de Brand Portal zijn ID Templates beschikbaar voor het maken van onder andere flyers, posters, uitnodigingen, kaarten, mokken en social posts. ‘Binnen Saxion waren er zo veel medewerkers die gewend waren om zelf een poster te maken. We attenderen hen nu op onze Templates’, geeft Carla aan. ‘De winst?  Zij hoeven niet op internet te zoeken naar een logo van Saxion, met de kans dat de resolutie slecht is of het een oud logo is, en zij kunnen zich focussen op hun expertise: de inhoud. Dat levert voor iedereen het beste resultaat op.’

Van bedrukte koffiemokken, Tony Chocolonely wikkels, en social posts, tot narrowcasting slides, wenskaarten, flyers en posters: iedereen kan binnen de Saxion Brand Portal professionele middelen maken. Ook zonder design skills. En ja, via de portal heb je wel te maken met wat beperkingen. Het is geen ‘vrijheid blijheid’, zoals bij Canva. De Stijlstudio legt voor ieder template het gebruik van kleuren, lettertypes, vlakverdelingen en ruimtes voor afbeeldingen vast. Medewerkers kunnen binnen die kaders zelf de teksten plaatsen en foto’s kiezen uit de Mediabank. ‘Dat klinkt misschien streng, maar je hebt uiteindelijk wel een veel beter product.’

‘Portal speelt een verbindende rol tussen afdelingen’

Hoe meer gebruikers hun weg weten te vinden naar de portal, hoe beter de algemene kwaliteit van uitingen wordt. Om die reden werken Annemarie en Carla samen met DMC-collega’s doorlopend aan initiatieven om de Saxion Brand Portal breder bekend te maken onder de 30.000 potentiële gebruikers en uit te breiden. Samenwerkingen spelen daarbij een belangrijke rol.

Dat de Brand Portal een verbindende rol tussen verschillende afdelingen speelt, beaamt Annemarie. ‘We kijken graag hoe we andere afdelingen kunnen helpen door een deel van hun werkzaamheden door de portal te laten lopen.’

Een voorbeeld van zo’n interne samenwerking is onder andere de repro, of Printfactory zoals die binnen Saxion wordt genoemd. ‘Zij kregen vaak verzoeken voor het maken van allerlei middelen, waar zij, vaak ook nog samen met ons als Stijlstudio, dan druk mee waren. Nu zijn ook zij er mee geholpen dat er naar het portal wordt verwezen. Mede daardoor wordt onze onderlinge samenwerking beter, werken we allemaal efficiënter en doet iedereen waar hij goed in is.’ 

‘Door samen te werken krijg je meer draagkracht, structuur en gebruikers van de portal. En het helpt de gebruikers in praktische zin, want ze zijn sneller op de juiste plek voor hun vraag, en het helpt ons de portal verder uit te rollen’, aldus Carla.

Tweeledige besparing van tijd- en geld

De impact van de invoering van de Brand Portal is volgens Annemarie tweeledig. Een tijd- en geldbesparing:

1.    binnen de Dienst Marketing- en Communicatie;
2.   onder de rest van de medewerkers en studenten.

 
‘Ook onze DMC-collega’s kunnen met behulp van de Brand Portal het verhaal over ons merk en onze huisstijl beter uitdragen. Zij wijzen bijvoorbeeld hun interne partners op de beschikbare templates en kunnen vragen over het logo, foto’s, sjablonen en andere tools sneller beantwoorden. We zien de Brand Portal dus ook zeker niet als een systeem dat alleen de Stijlstudio helpt, maar al onze DMC-collega’s.’

Voor medewerkers en studenten bevindt zich de winst op een ander vlak. ‘Ik schat dat de dagelijkse workload binnen de Stijlstudio, sinds de livegang van de Templates 5 maanden geleden, 5 tot 10% is verminderd, alleen doordat medewerkers eenvoudige middelen nu zelf maken via de Templates in de Brand Portal. Hoewel dat niet wereldschokkend klinkt, gaat dat omgerekend toch om een tijdsbesparing van 24 tot 48 minuten per dag per vormgever én projectmanager. Daardoor kunnen we meer tijd besteden aan face-to-face contact met collega’s voor de meer uitdagende en op maat ontworpen middelen en campagnes waar we echt meerwaarde kunnen creëren voor het merk Saxion.’

Loslaten

Annemarie was nauw betrokken bij de invoer van de nieuwe huisstijl van Saxion. Inherent aan het ‘loslaten van een huisstijl in een organisatie’ is een andere vorm van loslaten: namelijk het accepteren dat je nooit volledig grip kunt hebben op alle middelen die gemaakt worden. ‘Wanneer je een nieuwe huisstijl implementeert, probeer je heel erg aan het roer te staan van alle uitingen in de nieuwe stijl. Dat gaat, zoals ik altijd zeg van een beleidsstuk naar een sticker.

Maar het is een utopie om te denken dat we overal regie op kunnen houden. Onze Stijlstudio bestaat uit drie ontwerpers, we kunnen gewoonweg niet alle uitingen voor heel Saxion ontwerpen. Daarnaast moeten we de regie over wát er gecommuniceerd worden ook bij onze collega’s laten liggen. Zij zijn experts over de inhoud van hun vakgebied en zijn zelf inhoudelijk verantwoordelijk voor wat ze communiceren.’ Maar hoe bepaal je nou wat je wel en wat je niet loslaat? ‘We hebben een aantal globale criteria waarmee we bepalen of we middelen ‘loslaten’ en dus door collega’s zelf laten maken’ door deze als template aan te bieden. Dat doen we wanneer het gaat om:

1.  Enkelzijdige uitingen
2. Die niet organisatiebreed ingezet worden
3. Voor een kleine doelgroep interessant zijn
4. Een korte gebruiksduur hebben

‘We zijn er ook duidelijk in dat wij niet de experts over de inhoud zijn’, vertelt Annemarie. De opleidingen weten zelf veel beter wat zij moeten vertellen om studenten te binden en te boeien. Wij zorgen er met onze expertise, templates en tooling voor dat het merk op de juiste manier wordt uitgedragen. Zo hebben we een prima combinatie te pakken en versterken we elkaar alleen maar meer in onze communicatie naar als onze doelgroepen’.