Harmonie in huisstijl: het effect van een Brand Portal op de communicatie van Hartekamp Groep

Toen de Hartekamp Groep hun Brand Portal intern lanceerde onder de naam Communicatieshop, zag het communicatieteam dat het platform werd omarmd door de ondersteunende teams. De ontstane versnippering van de huisstijl werd sterk verminderd, maar belangrijker nog: medewerkers door de hele organisatie werd een professioneel en gebruiksvriendelijk platform geboden om hun middelen mee te maken.

	Consistentie van huisstijl verbeterd		Flinke tijdswinst in creatieproces		Zelfredzaamheid voor 120 zorgteams

Één zorgorganisatie, meerdere huisstijlen

‘We zagen dat teams eigenlijk een eigen huisstijl aan het ontwikkelen waren. En dat is natuurlijk niet wenselijk’, vertelt Remco van der Kruis, medewerker communicatie en marketing bij de Hartekamp Groep.

Met invulbare PDF’s werd medewerkers van de verschillende afdelingen een optie geboden om hun eigen middelen te maken. Het ontbrak deze invulbare PDF’s echter aan gebruiksvriendelijkheid, waardoor ze weinig gebruikt werden. Ook Word-templates boden geen soelaas. ‘Je kent de ellende wel: je plakt een foto in het Word-document en je tekst verspringt weer helemaal.’

Beeldmateriaal niet voor iedereen beschikbaar

Het communicatieteam had bovendien een beeldbank aangelegd in de vorm van een mappenstructuur, maar deze was slechts toegankelijk voor de teamleden van communicatie. Dit zorgde voor tijdrovende ad-hoc taken en processen voor het delen van afbeeldingen met teams die behoefte hadden aan beeldmateriaal.

Moeilijke gesprekken met collega’s

Een van de lastigste zaken waar de communicatieteamleden mee moest dealen waren de discussies met collega’s. ‘Omdat we een zelforganiserende organisatie zijn is er binnen ieder zorgteam een zogenaamde teamtaakverantwoordelijke voor communicatie’, vertelt Eveline Jansen, medewerker communicatie en marketing.

‘Het is vaak geen onwil. Deze collega’s hebben vooral een zorgachtergrond. Zij dragen zo goed mogelijk bij aan de communicatie, waarin wij ze adviseren. Er waren betrokken collega’s die in hun vrije tijd bijvoorbeeld een flyer gingen maken. Ze waren hier soms meer dan 2 uur aan kwijt. Het was dan vervelend om te moeten zeggen dat het middel niet voldeed aan de huisstijl of het kwaliteitsniveau dat we beogen.’

Op zoek naar een prettige werkwijze

De wens en noodzaak om meer eenduidig en professioneel naar buiten te treden en de interne processen te verbeteren, zorgde ervoor dat de Hartekamp Groep op zoek ging naar een oplossing. Zij zochten naar een platform om hun huisstijlrichtlijnen vast te leggen, beeldmateriaal te delen en de juiste toepassing van de huisstijl te borgen.

Zo kwam de Hartekamp Groep eind 2021 bij Capital ID terecht. De huisstijlrichtlijnen staan nu helder gepresenteerd in hun ID Brand Book, het beeldmateriaal is voor alle gebruikers toegankelijk door middel van ID Mediabank en zij maken met behulp van ID Templates op een gebruikersvriendelijke manier content.

‘De regelmatige overleggen met onze Solutions Consultant Niels en Customer Success Manager Gerben zijn altijd positief en Niels en Gerben denken goed mee over mogelijke oplossingen’, geven Eveline en Remco aan.

Fluitend middelen maken

Remco: ‘De meeste collega’s die ik spreek maken nu fluitend flyers, posters en andere middelen. Het ziet er gewoon heel netjes uit. De lay-out klopt, de afbeeldingen komen uit de ID Mediabank of locaties maken gebruik van eigen media en de huisstijl is goed toegepast.’ ‘We zien natuurlijk niet alles, maar we komen minder zelfgemaakte posters en flyers met gekke logo's of kleuren tegen. We kunnen wel zeggen dat de algemene kwaliteit van uitingen is verbeterd. Onze collega’s zien hier het nut van in’, vertelt Eveline.

En misschien wel het meest prettige wat hun Brand Portal hen persoonlijk heeft opgeleverd, volgens Eveline: ‘Collega’s zagen ons soms als lastig, maar we hebben nu veel minder discussies met hen. Dat is wel heel fijn.’ Het bespaart ons team zelf ook tijd, want we zijn minder tijd kwijt aan het verbeteren van middelen van anderen en aan het maken van beelden voor socialmedia posts voor vacatures’, vult Remco aan.

Het communicatieteam van de Hartekamp Groep ontvangt niet alleen minder verzoeken voor advies over huisstijl, ze zien ook dat teams aan de slag gaan met het maken van flyers, nieuwsbrieven en posters van hoge kwaliteit waar zowel communicatie, als ook andere collega’s trots op zijn.