Met een veelzijdig merkplatform faciliteer je verschillende interne en externe doelgroepen op één centrale plek. Een mooie ambitie, maar je loopt gelijk tegen praktische problemen aan; wat voor de ene doelgroep relevant is, is voor een andere ruis. In dit artikel lees je hoe je er toch voor kunt zorgen dat de content en bevoegdheden in zo’n portaal toegespitst zijn op de verschillende doelgroepen.
ROLLEN EN RECHTEN BIEDEN UITKOMST
Met een merkplatform ook wel Brand Portal, faciliteer je eenduidige merkcommunicatie. Mocht je willen weten waar je zo'n portal nog meer voor kunt inzetten, lees het blog waarin we vijf kernfunctionaliteiten van Brand Portals bespraken dan even.
Naast deze functionaliteiten biedt moderne Brand Portal software je de mogelijkheid om te werken met zogenaamde rollen. Aan iedere rol zijn rechten verbonden en je bepaalt ermee wat iemand wel of niet mag doen of kan zien. Die rechten bepalen bijvoorbeeld of iemand:
- bepaalde groepen foto’s, video’s of audio mag zien;
- gebruik mag maken van functionaliteit in de portal;
- content mag beheren.
Zo is iemand met de rol admin, niet alleen bevoegd om pagina’s en teksten in de portal te wijzigen, maar kan hij of zij ook accounts van andere gebruikers beheren.
Een ander voorbeeld uit de praktijk is die van de rol medewerker. Deze interne collega’s mogen bijvoorbeeld middelen uit de Mediabank bekijken en downloaden. Ook is er een set templates beschikbaar waarmee social posts kunnen worden gemaakt voor hun privé accounts.
ROLLEN STAPELEN VOOR MEER BEVOEGDHEDEN
De basis bevoegdheden die je met de rol ‘Medewerker’ hebt zijn verder uit te breiden als dat nodig is. Door meerdere rollen aan een account toe te kennen verhoog je de ‘security clearance’, zoals ze dat bij de FBI zo mooi zeggen.
Als marketing- of communicatiemedewerker bijvoorbeeld heb je aanvullende machtigingen. Naast de eenvoudige templates die iedere medewerker mag gebruiken heb je ook toegang tot complexere middelen zoals brochures en flyers. Naast het downloaden van gemaakte middelen mag je deze ook bestellen bij de drukker en posts mag je niet alleen op je privé account plaatsten, maar ook op het corporate kanaal.
Een medewerker die verantwoordelijk is voor het organiseren van evenementen krijgt daarnaast ook de rol ‘Event manager’, waardoor hij toegang heeft tot de event management functionaliteit van het platform. Zo kan je door rollen te stapelen heel precies bepalen wie welke content, ziet en mag downloaden en welke functionaliteit er gebruikt mag worden.
RELEVANTIE IS KEY
Om de portal zo efficiënt mogelijk in te zetten is het zinvol om na te denken over de informatiebehoefte van de specifieke doelgroepen. Onze portals leveren we op met een rollen en rechten structuur die voor de meeste organisaties voor 80% passend is. Mochten er aanvullende wensen zijn dan helpt een Solutions Consultant deze in kaart te brengen. Er zullen dan een of meerdere rollen met bijbehorende bevoegdheden worden aangemaakt. Zo hebben al die doelgroepen, intern en extern veilig toegang tot middelen en functionaliteit die voor hun functies relevant zijn.
MAAR WAT IS RELEVANT VOOR WIE?
Hoe bepaal je nou wat relevant is voor wie? Ik ben zelf fan van het Value Proposition Canvas van Osterwalder. In de volgende blog lees je hoe je dit model inzet om per doelgroep een scherpe waardepropositie op te stellen, zodat je precies weet welke informatiebehoefte er is en welke functionaliteit jouw collega's het meest helpt bij de uitvoer van hun werk.