Brand Portal, merkportaal, communicatieportaal, marketingportaal; het beestje krijgt vele namen. Maar wat is het precies en welke functionaliteit zit er in een Brand Portal? Je leest het in deze blog.
Een centrale plek voor medewerkers en externen
Met een Brand Portal zorg je ervoor dat iedereen binnen en buiten de organisatie op de juiste manier met het merk kan werken. Zo bevorder je structureel de consistentie van de uitingen die uit naam van jouw organisatie de wereld in gaan.
Herken je dat? De frustratie die je voelt wanneer je een uiting van jouw organisatie 'in het wild' tegenkomt en waarvan de huisstijl niet klopt. Of het nu om een abri in een bushokje gaat, een post op social media of een interne PowerPointpresentatie; je organisatie moet zo goed mogelijk uit de verf komen. Daarom heeft elk merk een platform nodig waar alle merkuitingen beheerd en gedeeld kunnen worden. In zo'n platform leg je richtlijnen voor digitaal en offline gebruik vast. Zo weet iedereen hoe jullie huisstijl het beste tot zijn recht komt. Je laat er de mooiste voorbeelden zien, waardoor mensen geïnspireerd raken om te werken aan een coherent merk. Zo'n platform noem je een Brand Portal of marketingcommunicatie portal.
Vijf kernfunctionaliteiten van een brand portal
In de basis heeft een Brand Portal in ieder geval de twee onderstaande functies:
- Informeren over en het vastleggen van huisstijlrichtlijnen in een Brand Book;
- Opslaan, beheren en delen van digitale assets (zoals foto's, logo's, documenten en andere uitingen) in een Digital Asset Management systeem, ook wel Mediabank genoemd;
Wanneer de onderstaande functionaliteit wordt toegevoegd aan de Brand Portal, wordt deze ook nog wel eens marketingcommunicatieportal genoemd.
- Creatie van middelen met templates;
- Het managen van marketing- en/of communicatieprocessen door middel van Workflow management;
- Publicatie van content naar verschillende kanalen.
Voor wie is een Brand Portal?
Een Brand Portal is geschikt voor iedere organisatie die behoefte heeft aan een centrale plek voor het beheren, delen of maken van uitingen en merkelementen. Vooral wanneer er meerdere afdelingen of locaties samenwerken, kan een Brand Portal helpen om processen te stroomlijnen en self-service te bevorderen.
Binnen organisaties waar de druk op marketing en communicatiecollega’s hoog is, helpt het vaak goed om collega’s van andere afdelingen de mogelijkheid te bieden om zelf fotografie te zoeken, het juiste lettertype te downloaden of om eenvoudige uitingen zoals een poster, social post of visitekaartje te maken. Een Brand Portal is daar een uitstekende oplossing voor.
Bij Capital ID bieden we Brand Portals aan organisaties uit veel branches, maar inmiddels zijn we gespecialiseerd in:
Voor welke afdeling is een Brand Portal geschikt?
Het voor de hand liggende antwoord is dat een Brand Portal alleen geschikt is voor marketing-, communicatie- en merkafdelingen. Maar niets is minder waar. Hoewel dat vaak de afdelingen zijn die zo’n portal beheren, zijn er meer afdelingen die voordeel halen uit een Brand Portal.
Denk aan de HR-afdeling die portretfoto’s van medewerkers op een centrale manier wil beheren. Een sectie in de Mediabank is hier uitstekend geschikt voor. Daar kunnen zij niet alleen foto’s opslaan, maar ook gelijk getekende toestemmingsverklaringen (ook wel quitclaims genoemd) koppelen aan de beelden.
Maar ook sales en accountmanagement collega’s, maken veelvuldig gebruik van de Brand Portals van onze klanten. Zij doen dat bijvoorbeeld om goedgekeurde fotografie en logo’s te downloaden voor gebruik in hun presentaties, of om een social post te maken voor LinkedIn.
Ook de facilitaire dienst is een veelgeziene bezoeker van de Brand Portal. Het bestellen van bijvoorbeeld posters, bewegwijzering of signing in de huisstijl is vaak het doel van hun bezoek.
Externe gebruikers zoals bureaus
De gebruikers van de Brand Portal kunnen ook externe partijen zoals bureaus en andere leveranciers zijn. Als marketing- of communicatieprofessional is het prettig wanneer je jouw bureau rechtstreeks toegang kunt bieden tot bijvoorbeeld de Mediabank. Zo kunnen zij zelf beelden selecteren voor hun project, zonder heen en weer te hoeven e-mailen.
Een heldere doelstelling
Voordat je op zoek gaat naar een Brand Portal is het belangrijk om de doelstellingen helder te krijgen. Aan de hand daarvan kun je eenvoudig bepalen welke functionaliteit relevant is voor de strategie waar jouw organisatie op inzet. Benieuwd wat het beste bij jouw organisatie past? Laat het ons weten, wij helpen je graag op weg.