Quizvraag: wat is de vreemde eend in de bijt in het volgende rijtje: Brand Portal, huisstijlrichtlijnen, Publishing on Demand en Event Management. 80% van de professionals waarmee ik het afgelopen jaar sprak, koos voor Event Management. Toch is de eend, helemaal niet zo vreemd. Hoe past een Event Management systeem binnen brand management en marketing en welke slimme combinaties van tools zijn er te maken?
Ik krijg regelmatig de vraag hoe de Event Management Solution nou past bij onze software (zoals Brand Portals, Mediabanken en templates) die professionals helpt communicatie rondom het merk eenvoudiger, efficiënter en meer on brand uit te voeren. Steevast antwoord ik: event management is communicatie. Bedenk maar eens hoeveel communicatie er rondom het organiseren van een event hangt. Je stuurt een save the date, vervolgens een uitnodiging, dan een bevestiging. In aanloop van je event informeer je gasten over het programma en stuur je de laatste informatie over de locatie, parkeergelegenheid en break-out sessies. Hoogstwaarschijnlijk wil je dit niet allemaal met de hand doen én wil je dat deze communicatiemiddelen er allemaal professioneel en volgens de huisstijl, of zoals wij dat noemen ‘on brand’ uitzien. Dát is het domein waar wij zitten, waar merk en event management elkaar raken.
EVENT MANAGEMENT INGEBOUWD IN EEN BRAND PORTAL
De Brand Portal; de centrale spil voor de communicatie- en marketingafdelingen waarin afbeeldingen, video’s, templates, logo’s en andere merkbouwblokken staan opgeslagen en omschreven. Hoe handig zou het zijn om deze omgeving te koppelen aan je event management systeem? Wij implementeren steeds vaker Event Management ín de Brand Portals van onze klanten. Grote voordeel? De verschillende afdelingen binnen je organisatie, waaronder event management putten samen uit dezelfde bron, waardoor content hergebruikt kan worden en het wiel niet steeds opnieuw uitgevonden hoeft te worden. Door modules te koppelen wordt er voor iedereen die vanuit het merk communiceert een win-winsituatie gecreëerd. Denk eens aan een event management systeem in combinatie met:
1. EEN MEDIABANK, SHARING IS CARING
Beelden en video voor je eventsite, mailings en andere uitingen kies je rechtstreeks uit de Mediabank die je deelt met de hele organisatie. Marketing maakt campagnes met deze fotografie en communicatie gebruikt de beelden voor bijvoorbeeld persberichten. Dit zorgt voor een grotere samenhang tussen jouw eventcommunicatie en de andere merkcommunicatie die er wordt gevoerd.
2. TEMPLATES; PROFESSIONELE UITINGEN MAKEN ZONDER VORMGEVER
Posters, flyers, roll-up banners of ander materiaal nodig voor je event? Met Publishing on Demand templates maak je dit soort middelen snel en eenvoudig zelf. Je hoeft hiervoor geen kennis te hebben van vormgeven. Jij focust je op de boodschap, kiest het beeld en het template zorgt ervoor dat alles netjes in de huisstijl er uit komt rollen. Met een druk op de knop download je het middel óf stuur je rechtstreeks een opdracht naar de drukker. Zo maak je die header voor je uitnodiging eenvoudig zelf.
3. BRAND BOOK; BESPAAR TIJD MET HET BRIEFEN VAN EXTERNE PARTIJEN
Het event is voorbij en je hebt een spetterende aftermovie laten maken. Die video is natuurlijk niet klaar voor publicatie voordat de huisstijlelementen netjes zijn toegepast. Je kunt de video editor natuurlijk uitgebreid gaan briefen en ondertussen huisstijlpolitie gaan spelen, maar je kunt hem ook gewoon toegang geven tot de richtlijnensectie, het Brand Book van de Brand Portal. En waarom laat je hem de video niet gewoon opleveren in de Mediabank, zodat jij hem makkelijk kunt publiceren op de eventsite? Scheelt een hoop tijd.
De combinatie van een Event Management systeem en een Brand Portal is er een die event managers, communicatie- en marketingprofessionals geen windeieren zal leggen (ja, dat was een ‘vreemde eenden grapje’). Ben jij nieuwsgierig geworden naar de kracht van deze combi? Boek dan snel een demo en we inspireren je graag met cases van bol.com, Rabobank en Evite.