De gemeente Moerdijk maakt volop gebruik van hun Brand Portal. Of eigenlijk van hun Huisstijlportaal, zoals zij het noemen. In dit artikel vertelt Mirjam Bijleveld, communicatieadviseur bij Moerdijk, hoe zij de verschillende modules inzet.
Mediabank vullen en bijhouden
De gemeente Moerdijk greep de implementatie van hun Brand Portal aan om hun verouderde beeldbank grondig te herzien. Twee collega’s van het communicatieteam hebben alle oude foto’s doorlopen, zoekwoorden toegevoegd, de juiste copyrights vermeld, kortom: alles opgeschoond.
Mirjam adviseert: “Start met een basis en breidt die steeds verder uit. Want mijn ervaring is: een beeldbank goed vullen kost veel tijd, maar levert ook veel op. De tijd die je investeert, verdien je later dubbel en dwars terug doordat je de media heel gemakkelijk kunt managen. Verouderd beeld of beeld waarvan de figurantenovereenkomst verloopt archiveer of verwijder je dan in een paar klikken. De juiste zoektermen aan beeld hangen zorgt ervoor dat collega’s snel vinden wat ze zoeken. Je kunt ook in het systeem makkelijk zien welke zoektermen zijn gebruikt. Dat geeft je als beheerder een goede houvast om te checken naar welke beelden en bestanden gezocht wordt en of het aansluit bij het aanbod in het portaal.”
De Mediabank werkt ook heel prettig voor ‘gemeentespecifiek’ materiaal, vertelt Mirjam. “Want bij bepaalde beelden, bijvoorbeeld van de burgemeester, wil je controle hebben waar ze worden gebruikt. Die zetten we dus in een afgeschermde map waar alleen bepaalde collega’s bij kunnen.”
“Hetzelfde geldt voor ‘historische’ beelden, bijvoorbeeld van oud-wethouders: die wil je nog wel in je archief hebben, maar die mogen niet meer actief worden ingezet. Zo kan je het verloop van het college van B&W iedere 4 jaar heel eenvoudig regelen met goede tags, vervaldata, rechten en quitclaims. Ideaal om al dit soort dingen op één centrale plek te managen.”
Meer weten? Lees de tips over het slim lanceren van een Brand Portal bij een gemeente
Nieuwsbriefmodule, ook voor eenmalige mailings
“Bij een Brand Portal denk je aan middelen maken, maar ons Huisstijlportaal heeft, naast de Mediabank en de Templates, nog allerlei handige tools die we veel gebruiken. Denk aan een QR-code generator en een URL verkorter. Van die verkorte URL’s kun je ook de clicks zien, heel handig! En gewoon heel prettig dat dit allemaal centraal op één plek bij elkaar komt.” Die centrale plek is het onderdeel Zelf aan de slag. Hier kunnen medewerkers eenvoudig met templates communicatiemateriaal opmaken, voor online en offline gebruik.
“De nieuwsbriefmodule is bij ons één van de meest gebruikte onderdelen in het portaal. De lay-out bouw je op met flexibele componenten: tekstblokken, beeld, witruimte, ga zo maar door. Zo kun je precies de lay-out samenstellen die je nodig hebt, afhankelijk van hoeveel informatie je kwijt wilt. Tegelijkertijd hoef je niet steeds het wiel uit te vinden, want je kunt ook een eerder gemaakte lay-out hergebruiken. En de module werkt ook prima voor eenmalige mailings. Zo hebben wij de nieuwsbriefmodule gebruikt voor een actie waarbij inwoners een gratis GFT-afvalbakje konden krijgen. Mensen meldden zich daarvoor aan met hun e-mailadres op onze website. Vanuit de nieuwsbriefmodule stuurden we ze vervolgens gemakkelijk een persoonlijk ophaalbewijs met een uniek ophaalnummer per mail. Super handig en efficiënt. En ook goed en veilig geregeld. In de rapportages die bij de module horen, zie je bovendien hoeveel mails bezorgd en geopend zijn. Zo weet je dat het technisch werkt en aankomt bij de ontvanger, ook niet onbelangrijk.”
Onjuist beeldgebruik voorkomen
Mirjam vertelt verder: “Als gemeente gebruiken we natuurlijk ook veel Office-sjablonen in de huisstijl, zoals rapporten in Word, of voor presentaties in PowerPoint. Via de ID Office Plug-in kun je in die Office-bestanden heel gemakkelijk een beeld uit de Mediabank invoegen. Zo maken we het eenvoudig om huisstijlbeeld te gebruiken in presentaties en andere documenten.”
“Correct beeldgebruik is fijn voor een consistente uitstraling, maar daarnaast voorkomt het ook een hoop ellende. Hoe vaak gebeurt het niet dat een collega nietsvermoedend een beeld van internet haalt, zonder te letten op copyrights? Ik denk dat iedere gemeente daar weleens gedoe mee heeft gehad. Of dat je in een presentatie een foto ziet waar het watermerk van een stockbureau nog in staat? Helemaal voorkomen kun je het nooit, maar als je zelf een goedgevulde Mediabank inricht die in een paar klikken toegankelijk is, verklein je de kans op onjuist beeldgebruik aanzienlijk.
Interesse in het hele verhaal van gemeente Moerdijk? In de klantcase van gemeente Moerdijk lees je hoe Moerdijk ervoor zorgde dat hun huisstijl makkelijk vindbaar is en goed toegepast wordt.