Communicatie: is het een kunst of een vak? Wij denken een beetje van beide. Wat óók een kunst is, is het in goede banen leiden en regisseren van uitingen. En precies dat thema stond centraal tijdens het Brand VIP Event in Amersfoort. Hogeschool Windesheim deelt graag hun belangrijkste tips.
Tussen kunst en kitsch
Als je 3000 medewerkers en 30.000 studenten hun gang laat gaan met de huisstijl, dan is de lijn tussen een sterke uiting en een tja, voor verbetering vatbare uiting dun. Dus hoe zorg je er nu voor dat je deze interne doelgroepen faciliteert en inspireert met goede voorbeelden en tools? Linda Frederiks, Strategisch Adviseur voor Merk & Corporate Story van Hogeschool Windesheim geeft de volgende tips:
- Zorg dat je tijd reserveert voor het onderhoud en promoten van je Brand Portal
Tijdens het implementatietraject reserveerde het team zo’n twee dagen per week voor het vullen, uitdenken en ontwikkelen van het Brand Portal. Na livegang besteedt een team van 3 personen, gezamenlijk zo’n 12 tot 15 uur per week aan het onderhouden en door ontwikkelen van het Brand Portal. De tijd die je investeert betaalt zich later terug in de vorm van minder hulpvragen vanuit de organisatie. - Pas een agile werkwijze toe voor het beheren
Linda: ‘Het beheren van het Brand Portal doen wij volgens de agile werkwijze. Uitgangspunten daarbij zijn een heldere rolverdeling (Product owner, specialist, functioneel beheerder en scrum master), een duidelijk planbord met backlog, strakke communicatie met heldere afspraken en goede afstemming tussen Windesheim en Capital ID’. Dat maakt het beheer efficiënt en het zorgt ervoor dat je op de juiste ontwikkelingen focust. - Maak het gebruikers gemakkelijk en blijf luisteren
‘Het Merkportaal is onmisbaar voor regie. Het biedt een toolbox waar iedereen mee kan werken en het vanzelf goed doet.’ De templates helpen hierbij, maar daarnaast geeft Linda aan dat collega’s ook ‘blij worden’ van de Office plug-in. Die slaat een brug tussen Word of Powerpoint en de Mediabank. Zo zorg je voor laagdrempelige toegang tot goedgekeurde beelden, rechtstreeks vanuit deze Office-programma’s. Zo zorg je voor meer adoptie. - Zorg dat de Mediabank up-to-date blijft
Een belangrijk ingrediënt van sterke uitingen zijn de beelden. Om het aanbod actueel te houden helpen vervaldata: na het verstrijken van deze datum verdwijnen de beelden automatisch en zijn ze niet meer te kiezen door gebruikers en krijg je als Mediabank beheerder automatisch een signaal van vervallen licenties. - Gebruik het quitclaim proces
‘Zo weet je bij elke foto welke modellen erop staan, kunnen we deze snel terugvinden en hebben we direct de ondertekende contracten bij de hand.’
Blijf luisteren
Eerlijk is eerlijk: zelfs met een breed aanbod aan templates, een overzichtelijke en toegankelijke mediabank en slimme workflows dek je nooit helemaal de wensen van al je gebruikers af. Linda deelde een aantal herkenbare uitspraken van collega’s als:
- “Ik maak het gewoon in Canva, dan kan ik veel meer dan in Merkportaal”
- “Er moet echt een QR-code op hoor, linksboven. Kun je dat even regelen?”
- “Ik vind die poster op Merkportaal niet zo mooi, dus heb de download even bewerkt in Photoshop”
Herkenbaar, en soms ook frustrerend en daardoor is het gemakkelijk om naar de luidste stemmen te luisteren en te vergeten hoeveel mensen je WEL kunt helpen om zelfstandig professionele merkuitingen te maken.
Het belangrijkste wat je kunt doen als Product Owner van een Brand Portal? Houd de statistieken voor het gebruik in het oog, blijf luisteren en inventariseer de wensen en durf ook nee te zeggen.