EENVOUDIG TERUG TE VINDEN
'Toestemming’ is een van de belangrijkste grondslagen van de AVG. Daarnaast beschouwt de AVG foto’s van personen als persoonsgegevens. Je zult dus niet alleen je beelden netjes moeten organiseren, maar ook de bijbehorende quitclaims (ook wel figurantenovereenkomsten, portret vrijwaringsverklaring of model release forms genoemd) moeten worden vastgelegd. Hoe heb jij dat geregeld? Je kunt natuurlijk grote mappen bijhouden, met daarin papieren toestemmingsformulieren (ja dat gebeurt nog steeds), maar dat is niet erg praktisch. Een iets modernere werkwijze: de quitclaimformulieren opslaan op een lokale map.
Zoek je een voorbeeld van een quitclaim? Download een digitaal format.
Nadeel; je moet altijd nog handmatig uitvogelen welke beelden bij de desbetreffende quitclaim horen. En dan nog weet je niet in welke uitingen de beelden allemaal zijn gebruikt. Er is een slimmere optie.
Een Digital Asset Management systeem (beter bekend als Mediabank) geeft jou de tools om beelden en gegevens goed te organiseren, zodat je staat bent om gerelateerde uitingen uit de roulatie te halen. Zo'n systeem biedt je de mogelijkheid te werken met (digitale) quitclaims die je koppelt aan de corresponderende beelden. Zo kun je aan de hand van de naam van de cliënt of patiënt beelden altijd terugvinden wanneer dit nodig is. Andersom kun je aan de hand van de foto de juiste quitclaim weer terugvinden.
Dit heeft een aantal grote voordelen:
Je voorkomt vervelende situaties, bijvoorbeeld; in het geval van overlijden, of het terugtrekken van toestemming voor gebruik, vind je uitingen eenvoudig terug en verhinder je dat deze opnieuw worden gepubliceerd;
Je kunt eenvoudig beelden en gerelateerde uitingen aan de hand van de naam van de persoon terugvinden, zo behoud je overzicht;
Je maakt het figuranten en jezelf makkelijk, door aan de hand van online formulieren toestemming voor het gebruik van beeldmateriaal te verzamelen;
Het systeem stelt je in staat om de werklast te verdelen;
Bij een onverhoopt geschil, sta je juridisch sterk;
De quitclaims zijn nu opgeslagen in eigen beheer en niet bij een derde partij zoals een fotograaf;
Alle data zijn veilig en volledig conform AVG opgeslagen.
Wist je dat wij doorlopend onze software doorontwikkelen, zodat de platforms van onze klanten voldoen aan de laatste wet- en regelgeving? Met onze ISO27001 certificering tonen we ieder jaar aan zuinig om te gaan met de data van onze klanten en onszelf.
VELE HANDEN MAKEN LICHT WERK
Eerlijk is eerlijk: het bijhouden van quitclaims is niet het leukste klusje. Wel is het noodzakelijk om vervelende situaties te voorkomen. Het mooie is echter, dat de werklast prima te spreiden is over meerdere personen. Eerder hadden we het al even over de online formulieren die figuranten in staat stelt om hun toestemming digitaal aan te leveren; dit scheelt tijd, omdat je de hard copy formulieren nu niet in hoeft te scannen. Wanneer je een professionele fotograaf inhuurt, kun je hem vragen om zijn beeldmateriaal rechtstreeks in DAM op te leveren. Hij zal dan niet alleen de foto’s van de juiste metadata voorzien, maar je kunt hem ook vragen de quitclaims te koppelen aan de juiste beelden. Mogen medewerkers van verschillende zorgunits beelden toevoegen? Vraag hen dan gelijk de personen juist te taggen, door de juiste quitclaims te koppelen. Nog beter: laat dit een voorwaarde zijn om beelden te mogen uploaden in de mediabank. Zo voorkom je een wildgroei aan beelden waarvan je oorsprong en figurant niet kent. Het enige wat jou rest is dan het controleren en eventueel goedkeuren van de beelden voordat deze definitief geplaatst worden. Zo maak je er samen met je collega’s een group effort van en voorkom je nare situaties die niet alleen de reputatie van jouw merk in gevaar brengen, maar worden naasten niet overrompeld door foto’s van hun geliefden op onverwachte plaatsen.